Każdy kto kupował lub sprzedawał kiedyś nieruchomość wie, że przed zawarciem umowy musi zgromadzić zestaw dokumentów urzędowych i zaświadczeń. O te dokumenty poprosi bank, który będzie udzielał nam kredytu (chyba, że kupujemy „za gotówkę”), ale, przede wszystkim, poprosi o nie notariusz. Lista może wydawać się przytłaczająca. Trzeba zdobyć m.in. zaświadczenia podatkowe, wypis i wyrys z ewidencji gruntów, wypis z planu miejscowego. Tymczasem niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że większość tych dokumentów można uzyskać drogą elektroniczną. A w dzisiejszych czasach lepiej ograniczać wizyty w miejscach publicznych.
Większość z nas zna głównie formułę ePuap, ale istnieją również inne drogi do składania wniosków. Art. 63 § 3a Kodeksu postępowania administracyjnego wskazuje, że podanie może być wniesione w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (tzw. „QES” tj. qualified electronic signature), podpisem zaufanym (czyli składanym za pośrednictwem ePuap), podpisem osobistym (czyli składanym z wykorzystaniem dowodów osobistych wyposażonych w tzw. warstwę elektroniczną) lub uwierzytelnionym w inny sposób. Składając wniosek w trybie elektronicznym przesyłamy go na oficjalny adres organu administracji.
Mam bardzo pozytywne osobiste doświadczenie z elektronicznym postępowaniem administracyjnym. Przykładowo, w postępowaniu o udostępnienie informacji publicznej po podpisaniu wniosku za pośrednictwem darmowego programu dostępnego online (korzystam z oprogramowania zasugerowanego mi przez wyszukiwarkę w odpowiedzi na hasło: „electronic signature pdf free”) i przesłaniu tak podpisanego "pdf" na adres e-email organu, bardzo szybko otrzymałam odpowiedź urzędu i to opatrzoną tzw. elektronicznym podpisem kwalifikowanym (czyli dokument zawierający adnotację: „This is a Qualified Electronic Signature according to EU Regulation 910/2014” oraz dane pracownika, który podpisał dokument). Postępowanie w jakim wystąpiłam z wnioskami było bezpłatne, ale pamiętajcie, że w przypadku wniosków o wydanie zaświadczeń będziecie musieli zazwyczaj wnieść razem z wnioskiem opłatę skarbową (np. w przypadku wniosków o wydanie zaświadczeń podatkowych).
Powyżej wskazane uwagi dotyczą doświadczeń z organami administracji. W sferze prawa prywatnego (czyli np. przy zawieraniu umowy o roboty budowlane) zasady są inne. Podstawą uznania, że dokument podpisany elektronicznie ma równoznaczną moc do dokumentu podpisanego własnoręcznie, jest złożenie pod nim kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Złożenie takiego podpisu wymaga m.in. wykupienia certyfikatu, licencji i niekiedy zaopatrzenia się w czytnik podpisów. W Polsce jest mi znanych kilka systemów oferujących kwalifikowane podpisy elektroniczne np. Szafir, EuroCert, eSign, Certum, CenCert czy Sigilium Polskiej Wytwórnia Papierów Wartościowych). Licencję wykupuje się przeważnie na 1 lub 2 lata i nie jest droga (cena samej licencji na 2 lata może wynosić nawet mniej niż 150 PLN). Istnieje przy tym również możliwość podpisywania umów w innych formach elektronicznych niż z podpisem kwalifikowanym (np. w formie podpisu osobistego, o którym mowa jest w art. 12 a oraz 12 d Ustawy o dowodach osobistych). Takie umowy będą zaliczane jako sporządzone w tzw. formie dokumentowej (art. 77(2) i 77(3) Kodeksu cywilnego). Będą wiążące dla stron, jeżeli kontrahenci postanowią, że taka forma ich satysfakcjonuje (art. 12d ust. 2 Ustawy o dowodach osobistych w zw. z art. 76 Kodeksu cywilnego). Takie ustalenie jednak nie zawsze będzie możliwe, gdyż jest kilka przypadków w których przepisy wymagają formy pisemnej pod tzw. rygorem nieważności. Strony zatem mogą podpisać taki dokument w tradycyjny sposób albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Na rynku są już rozwiązania, które umożliwiają podpisywanie dokumentów za pomocą telefonu komórkowego. Niedawno testowałam aplikację eDO App. W skrócie mówiąc, za jej pośrednictwem podpisywanie dokumentów, jest tak proste jak płacenie telefonem w sklepie. Różnica jest taka, że w sklepie przykładamy telefon do terminala płatniczego, a podpisując dokument, telefon przykładamy do dowodu osobistego. Ci którzy mają dowód osobisty z warstwą elektroniczną mogą składać na dokumentach tzw. podpis osobisty z wykorzystaniem tej aplikacji. Trzeba w telefonie komórkowym wybrać dokument, jaki chcemy podpisać i miejsce na dokumencie, w jakim chcemy złożyć podpis. Następnie wystarczy przyłożyć dowód osobisty pod komórkę i wprowadzić pin (nadawany w obecności urzędnika, przy odbiorze dowodu osobistego). Aplikacja umożliwia również podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym, ale tutaj trzeba uprzednio u dostawcy oprogramowania wykupić licencję i zainstalować certyfikat na dowodzie osobistym.
Myślę, że musimy iść z duchem czasu. Notariusze z nim idą i w swojej praktyce, co raz więcej z nich akceptuje przy sporządzaniu aktów notarialnych zaświadczenia przedkładane w formie elektronicznej. Akt notarialny wówczas zawiera opis certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie bójmy się technologii, uzyskiwanie dokumentów urzędowych w sposób elektroniczny pozwala zaoszczędzić czas, koszty oraz nieco CO2.
Коментарі